La legalizzazione documenti è la convalida di un atto o un documento da parte di un funzionario pubblico o di un ufficio.
L’attestazione ufficiale o il riconoscimento a livello legale di chi ha posto la propria firma sopra atti o certificati e dell’autenticità della firma stessa.
La legalizzazione è fatta da un pubblico ufficiale e in essa deve essere indicato:
• nome e cognome della persona la cui firma si vuole legalizzare
• luogo e data della legalizzazione
• nome, cognome e la qualifica del pubblico ufficiale.
È possibile legalizzare qualsiasi tipo di documento come fatture e certificati d’origine per l’esportazione delle merci all’estero, certificati di nascita, certificati di divorzio, diplomi, etc.
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Secondo la Legge italiana, la legalizzazione della firma di un documento risulta necessaria in due casi:
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Serve quando le firme apposte su un qualsiasi atto o documento rilasciato in Italia debba avere valore legale, anche all’estero.
Secondo l’Art. 33, comma 1 del D.P.R. 28/12/2000 n°445:
“Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all’estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o altri organi e autorità delegati dallo stesso.”
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Occorre quando è necessario legalizzare, in Italiano, un documento rilasciato all’estero.
L’Agenzia Bip2 si occupa anche di traduzione di documenti stranieri per legalizzare documenti.
Sempre secondo il D.P.R. 28/12/2000 n°445, Art. 33, comma 2:
“Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si veda l’articolo 31.”
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La legalizzazione è necessaria perché richiesta da molti Stati per permettere che un bene economico mobile o a delle merci possano essere importati nel loro Paese.
Pertanto documenti come le fatture e i certificati di origine vanno legalizzati presso i Consolati del paese di destinazione delle merci. In questo caso, oltre al timbro della Rappresentanza Diplomatica, è richiesto anche quello della Camera di Commercio del capoluogo dove risiede la ditta che esporta la merce.
Per alcuni Paesi arabi è necessario anche il timbro della Camera di Commercio Italo-Araba.
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Ad esempio nel caso un cittadino Italiano vuole sposare una persona straniera. Per consentire il matrimonio l’iter burocratico sarà:
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1. legalizzare documento presso un Ufficio Pubblico italiano come la Procura o la Prefettura
2. tradurre documento con giuramento
3. legalizzare documento presso relativo Consolato.
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Per i paesi che aderiscono alla convenzione dell Aja 1961 è possibile trovare maggiori informazioni nella pagina dedicata alla Prefettura di Milano Apostille Aja
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L’Agenzia Bip2 si occupa anche di tutto ciò che riguarda traduzione, asseverazione della traduzione presso il Tribunale e Legalizzazione presso la Procura della Repubblica Milano (Tribunale) e Monza, la Prefettura di Milano o la c c i a a Milano, a seconda delle normative consolari, che devono essere fatti prima di portare i documenti in Consolato o Ambasciata per la legalizzazione.
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